Es usual que se entregue por parte de los servicios funerarios a los herederos.

Lo primero que tenemos que hacer es solicitar al Registro Civil un certificado literal de defunción (conviene pedir más de uno). Su expedición es gratuita.

Se solicitan:

• Por Internet (sigue este enlace).
• Personalmente en cualquier Registro civil (aunque no sea aquel donde ocurrió el fallecimiento). Tendrás que asegurarte de que se atiende presencialmente y, en su caso, obtener una cita previa.
• Por correo postal dirigido al Registro civil del lugar de fallecimiento (lo que es útil, sobre todo, en caso de Registros civiles de Paz).

En un futuro próximo (con la entrada en vigor de la nueva Ley 28 de abril de 2021 del Registro Civil) todas las solicitudes podrán hacerse por internet y, además, descargarse de manera inmediata el certificado solicitado.

El Registro General de Actos de Última Voluntad es un registro administrativo dónde constan, en principio, una lista de todos los testamentos hechos por una persona a lo largo de su vida. Los documentos originales no se envían a este registro, sino que quedan custodiados por el notario que corresponda.

Después de obtener el certificado de defunción hay que solicitar una certificación del Registro General de Actos de Última Voluntad. Tienen que haber transcurrido 15 días hábiles desde el fallecimiento del causante antes de pedirlo.

Hasta pasados 15 días hábiles desde el fallecimiento no se puede solicitar el certificado del Registro de Últimas Voluntades.

En el caso de solicitarla personalmente en una gerencia territorial del Ministerio de Justicia la entrega del certificado del RGAUV será inmediata (acompañando el pago de la tasa en el modelo 790 y el certificado de defunción)

Puedes acudir a nuestro servicio específico para obtener el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, localizar en que notaría está el testamento y obtener una copia del mismo.

Además ten en cuenta que si el fallecimiento es posterior a abril de 2009 y no está inscrito en un Juzgado de Paz, si tiene el número de dni del fallecido puede obtenerse la certificación en unos 15 días hábiles aunque esto depende en muchas ocasiones del funcionamiento de la web del Ministerio de Justicia.

Certificado del RCSF

En ocasiones ocurre que los herederos o beneficiarios de un seguro no tienen noticia del mismo y puede ocurrir que no lleguen a reclamarlo. Incluso el propio fallecido puede no saber que tenía tal seguro (p.ej. seguros asociados a tarjetas de crédito, etc…). Si no se reclaman estas cantidades pueden llegar a perderse.

Además el plazo para reclamar las cantidades de un seguro de vida es de cinco años.

La acción para reclamar las cantidades de un seguro de vida prescribe a los cinco años del fallecimiento.

Por eso en el año 2005 se creó un Registro de contratos de seguro con cobertura de fallecimiento, donde se toma nota de las pólizas de seguro de una persona. Funciona de forma similar al anterior así que para saber si el fallecido tiene contratado un seguro de vida conviene solicitar un certificado de Contratos de Seguros de cobertura de fallecimiento,

En esta certificación constará si el causante aparece como titular de algún contrato de seguro de vida, lo que interesa para fases posteriores.

Si el fallecimiento es posterior a abril de 2009 y no está inscrito en un Juzgado de Paz, si puede obtenerse la certificación en 1 ò 2 días hábiles aunque esto depende del funcionamiento de la web del Ministerio de Justicia y de que se dispongan de todos los datos (fundamentalmente el número de DNI de fallecido).

Ambos certificados, el de últimas voluntades y el del registro de seguros, se pueden pedir a la vez y utilizando un sólo modelo 790 (en caso de hacerlo de forma presencial).

Para continuar los trámites es necesaria una copia «autorizada» del testamento (no una copia simple, que no lleva la firma del notario y que es frecuente que el fallecido guarde en casa).

No obstante, en ocasiones y si sólo es para liquidar impuestos, las Administraciones involucradas (Hacienda Autonómica o ayuntamientos), suelen pedir sólo una copia «simple» del testamento.

Una copia simple del testamento se diferencia de una copia autorizada en que no acredita de forma auténtica su contenido, si bien puede bastar para algunos trámites (p.ej. liquidar impuestos). Normalmente al hacer testamento la notaría dará en ese momento al interesado una copia simple para que la guarde en su casa y sepa el contenido del testamento. Además, si ahora no se quiere pedir la copia autorizada se ahorrarán costes. Es fácil distinguir una copia simple de la autorizada pues la primera no lleva la firma del notario ni el sello de seguridad (una pegatina azul al final del testamento y al lado de la firma del notario) ni tampoco está extendida en papel timbrado.

Si el causante hizo testamento constará en la certificación que hemos obtenido del RGAUV. Puede que hiciera varios, pero, en principio, el único testamento que interesa será el de fecha más reciente.

La certificación indicará:

• Fecha del testamento.
• Nombre del notario ante el que se hizo.
• Notaría.

• Dónde encontrar el testamento.

Con los datos del certificado de últimas voluntades es fácil localizar el lugar en que se encuentra el testamento y pedir la copia autorizada del mismo (si es necesaria):

• Si el testamento tiene menos de 25 años de antigüedad, es posible que es testamento esté en la misma notaría donde se hizo en su día o que lo tenga un notario (sucesor del protocolo del notario).
• Si el testamento tiene más de 25 años de antigüedad es posible que el original se encuentre en poder de otro notario o en el archivo de protocolos.

Para saber a dónde dirigirse contacta con el Colegio Notarial de la Comunidad Autónoma donde se hizo el testamento. Siguiendo este enlace tienes las direcciones de los Colegios notariales: Colegios notariales de España en los que podrás informarte de dónde se encuentra en la actualidad el testamento.

• Cómo pedir la copia.

Una vez localizada habrá que pedir la copia autorizada a esa notaría acompañando la certificación del RGAUV y certificado de defunción original.

La solicitud puede hacerse:

• Personalmente en la notaría de que se trate, pero sólo por alguno de los mencionados en el testamento o interesado en la herencia (o apoderado especial)
• o bien, si no puede acudirse a la misma, se puede pedir por correo, enviando una solicitud que será firmada por el interesado en presencia de cualquier notario. Una vez legitimada la firma en la solicitud, la podremos enviar a la notaría donde esté el testamento siempre adjuntando la certificación del RGAUV y certificado de defunción original.

Para pedir una copia no es necesario ir personalmente a la notaría donde esté el testamento, basta con hacerlo por correo con firma legitimada notarialmente (que tiene un coste de unos 7,00 €).

• Costes y plazo.

La copia autorizada del testamento tiene un coste que depende del número de folios del testamento original y de la antigüedad que tenga. 

Plazo: depende de cada notaría, pero pueden tardar una o dos semanas.

Tener el testamento es fundamental pues en él constará quienes son los herederos y en qué proporciones.

Puede que el fallecido no hubiera hecho testamento, lo que constará así en la certificación del Registro General de Actos de Última Voluntad. En tal caso será necesario que un notario determine quienes son los herederos llamados con arreglo a la ley.

Desde el 23 de julio de 2015 -fecha de entrada en vigor de la nueva ley de Jurisdicción Voluntaria-, todas las declaraciones de herederos las tramitan los notarios. Hasta entonces si el fallecido no dejaba esposa, descendientes ni ascendientes, quedando parientes colaterales (hermanos, sobrinos, tíos, etc…), entonces la declaración la hacían los juzgados.

Con la nueva Ley de Jurisdicción Voluntaria (que entró en vigor el 23 de julio de 2015) se han simplificado los trámites en el caso de que el fallecido no haya hecho testamento, puesto que todas las declaraciones de herederos las hará la notaría.

La declaración de herederos se refiere a los que lo sean el día del fallecimiento del causante, aunque, con posterioridad, haya fallecido alguno de los llamados a la herencia. Por ejemplo: el día 1 de febrero de 2018 fallece una viuda sin testamento dejando tres hijos (A, B y C). Posteriormente, el día 14 de abril de 2018 fallece el hijo B, dejando otros descendientes. Al ir a hacer la declaración de herederos, aunque sea en mayo de 2018, se declararán herederos de la viuda, por terceras iguales partes, a los tres hijos A, B y C. Luego, la parte que iba a ir a B se repartirá entre sus propios herederos.

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• Quiénes tiene derecho a heredar.

Si quiere saber quiénes tienen derecho a heredar a falta de testamento acuda a la sección: temas sucesión intestada.

De forma resumida la declaración se tramitará de la siguiente forma:

• Notario competente.

Son competentes para tramitar este acta de notoriedad, a elección del solicitante:

• El Notario del último domicilio o residencia habitual del fallecido.
• Donde estuviere la mayor parte de la herencia.
• El lugar de fallecimiento.
• También podrá acudir a un Notario de un distrito colindante a los anteriores. Por ejemplo, cualquier notario de Boadilla capital podrá tramitar la declaración de herederos de un fallecido en toda la Comunidad de Boadilla (a excepción del Distrito de Navalcarnero).

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• Documentación.

Aunque dependerá de cada notaría, en principio habrá que presentar esta documentación:

• DNI del fallecido o en su defecto certificado de empadronamiento.
• Certificado original de defunción y certificación del RGAUV.
• Certificados de nacimiento de todos los herederos.
• Certificados de defunción de los llamados a la herencia premuertos y de grado más próximo.
• Libros de familia.
• Etc…

Sobre todo, en el caso de declaraciones de herederos de colaterales la documentación a presentar puede ser muy abundante y tardarse bastante tiempo en recopilarla. Conviene en todo caso tener todo preparado antes de ir a la notaría.

Antes de ir a la notaría conviene tener preparada toda la documentación. Esta puede ser muy abundante (sobre todo en declaraciones de herederos de colaterales). En estos casos puede interesar contratar a un profesional que se encargue de los trámites. Por ejemplo, una sucesión a la que estén llamados dos hermanos y cinco sobrinos de otros dos hermanos fallecidos, puede suponer recopilar hasta 20 certificados del Registro civil.

• Testigos.

Además del interesado deberán acudir a la notaría dos testigos que conozcan a la familia para que manifiesten que no les consta que existan otros herederos.

• Firma en notaría.

Una vez que el abogado que gestione la herencia tiene toda la documentación la llevará a la notaría que corresponda, para citar –a la misma hora y día- al interesado que haya instado el acta y a los dos testigos y firmar en presencia del notario.

• Plazo.

Desde que se firma en notaría hasta que el notario declara quiénes son los herederos abintestato tienen que transcurrir, al menos, 20 días hábiles (lo que en la práctica lo convierte casi en un mes).

Esta acta tiene un coste que depende de muy variadas circunstancias.

Obtenida la copia del acta en ella constará quienes son herederos y en qué proporciones.